Las hojas de cálculos se agrupan en libros. Cada libro puede tener desde una hoja a miles. Cuando guardamos un archivo de Excel estamos guardando un libro, aunque solamente contenga una hoja. La unidad básica de una hoja de cálculo es la celda, que es aquel espacio que resulta de la intersección de una columna (división vertical) y una fila (división horizontal). Las celdas le dan a la hoja de cálculo su apariencia característica en forma de cuadrícula rectangular.
Cada hoja de cálculo de Excel posee 256 columnas (rotuladas alfabéticamente) y 65.536 filas (numeradas). Esta extensión es más que suficiente para los cálculos que tienen que hacer la mayoría de usuarios de Excel. Las celdas también tienen su propio sistema de nominación, que resulta de la combinación de del nombre de la columna con el número de la fila. De esta forma, la primera celda de la hoja de cálculo (arriba a la izquierda) se llama A1 (A por la columna y 1 por la fila). De esta forma es muy fácil identificar las celdas en la hoja.
Los modelos
Como veremos después, en las celdas se pueden introducir datos en forma de números, en forma de letras y en forma de fórmulas. Éstas últimas son el aspecto más interesante de una hoja de cálculo, pues con ellas se consigue la máxima funcionalidad y productividad.
Una fórmula consiste en definir un tipo de operación matemática (suma, resta, multiplicación,...) respecto de unas celdas de la hoja, de forma que nos de el resultado de dicha operación. Por ejemplo, la fórmula '=B3*D3' da como resultado la multiplicación de los números que se encuentran en la celda B3 y en la D3.
Cuando introduces fórmulas en una hoja de cálculo estás creando un modelo, pues las operaciones no toman como referencia unos números fijos sino que están basados en celdas. De esta forma, si cambias los números de las celdas también cambiará el resultado de la fórmula. Observa este ejemplo:
La celda activa es la celda E2, que contiene la fórmula '=C2+D2'. Pero como es una fórmula relativa a celdas y no a números, podemos hacer que los valores de las celdas C2 ó D2 cambien, y Excel volverá a calcular la suma tomando en consideración los nuevos valores introducidos. Es decir, que una hoja con fórmulas te servirá como modelo de diferentes cálculos, sean cuales sean los números. Por ejemplo, imagina que el ejemplo anterior sirve para obtener el resultado de las ventas de los dos primeros días de la semana. Cuando necesitemos realizar un cálculo similar para las ventas de la semana siguiente, no hará falta cambiar el modelo, sino únicamente los nuevos valores numéricos.
Consejo
Con Excel 2000 puedes conectar varias hojas de cálculo, de forma que los cambios que se efectúen en una de ellas producirán cambios en la otra. Por ejemplo, puedes vincular una hoja con los datos de venta del mes con otra que recoge las ventas en el trimestre. |
